Solução HCM já automatizou processos de Recursos Humanos de 3 mil funcionários e meta é chegar aos 273 mil em 2018.
Através do Human Capital Management (HCM), da SAP, a Secretaria de Administração do Estado da Bahia (Saeb) automatizou parte dos processos de Recursos Humanos de seus 273 mil servidores públicos. A primeira fase se iniciou em janeiro deste ano, com 3 mil funcionários já dentro do novo sistema, enquanto a segunda deve se iniciar no início de 2018, totalizando o número de servidores.
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A expectativa do projeto é que, com 90% de todo o processo de Recursos Humanos automatizado, os erros com a folha de pagamento sejam eliminados, trazendo uma economia de até 5% sobre o procedimento, que custa R$ 1 bilhão por mês ao erário do Estado. Dessa forma, o projeto, que contou com um investimento de R$ 32 milhões, deve ser pago rapidamente.
Jorge Sellmer, vice-presidente de Enterprise Application da Resource, que foi a responsável pelo projeto, explica que o Estado da Bahia tinha diversos sistemas de pagamento operando separados, como o da Polícia Militar, dos servidores da saúde e da educação, e cada um com um nível diferente de automação. “Havia riscos de erros e perda de informação. Benefícios que um servidor recebe por um determinado período de tempo e não é extinguido posteriormente, por exemplo”, diz.
Segundo o executivo, a automatização ocorre devido as funcionalidades do HCM, que consegue integrar todas as obrigações da folha de pagamento, como salário, horas extras, férias, adicionais, entre outros. O trabalho da Resource foi adaptar a ferramenta para que as regras do administrativo seguissem os atos legais do Estado, utilizando as leis como parâmetros de conformidade.
Isso também trouxe segurança para o processo. “Após o registro de uma informação, não é possível alterá-la ou apagá-la”, lembra Sellmer. Outro ponto é a rigidez do processo, que deve seguir todos os passos estipulados. “Isso impede fraudes”, afirma.
Ainda de acordo com ele, esse primeiro ano está sendo de testes da solução e do suporte ao sistema. Ainda haverá uma terceira fase, na qual os pensionistas também serão abordados pela tecnologia HCM.
A transformação digital do Estado da Bahia
Sellmer comenta que este é o maior case de automação de folha de pagamento no setor público da América Latina, o que trouxe desafios para a Resource. O tamanho do projeto demandou uma equipe de cem pessoas dos três atores do processo (a SAP, o Estado da Bahia e a própria empresa), que trabalhou bastante para adaptar a ferramenta às leis brasileiras. Outro desafio era lidar com a falta de maturidade do setor público com a tecnologia.
O projeto faz Sellmer dizer que o Estado da Bahia se torna o primeiro do Brasil a se digitalizar. E não é por menos, já que, além da automatização, a solução vai facilitar o acompanhamento da vida funcional do servidor em relação a admissões, promoções, capacitações e até o processo de aposentadoria, que será encurtado dos atuais 90 para 15 dias. Além disso, 90% do uso do papel será eliminado, o que pode representar uma economia de R$ 4,5 milhões em cinco anos.
Por fim, os funcionários também serão diretamente beneficiados com um portal de interação com a Saeb, onde ele poderá solicitar férias e postar atestados médicos, de forma digital e remota, sem a necessidade de ter que entrar em contato com o RH.